AVG

                                                       


 

                   

 

         Inhoudsopgave


Privacy regelement AVG

 

1.     Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

 

2.     Het verwerken van klantgegevens (persoonsgegevens)

2.1  Inschrijven kinderen

2.2  Kind dossier

2.3  Bewaartermijn

3.     Uitwisselen klant/persoonsgegevens

3.1  Wettelijke uitwisseling van gegevens

3.2    Gegevensuitwisseling bij zorgen over het kind

4.    Opslagsystemen

5.    Overige afspraken

6.    Klachten omtrent het privacy beleid

6.1  Intern klachten beleid

6.2  Extern klachten beleid

7.   procedure datalekken

 

 

                                Privacy regelement

Algemene verordening gegevensbescherming

 

Per 25 mei 2018 is de algemene verordening gegevensbescherming (hierna AVG genoemd) van toepassing. Dat betekend dat er vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). De wet bescherming persoonsgegevens   ( Wbp) komt dan te vervallen.

 

Ook binnen de kinder- en gastouder opvang worden gegevens van kinderen en ouders bewaard. Dit conform de wet kinderopvang. Daarom heb ik een privacy regelement opgesteld. Deze is ook te lezen op mijn website 

www.gastouderopvang-gasselte.nl

Gastouderopvang-Gasselte gebruikt geen cookies of vergelijkbare technieken en beheert en onderhoud zelf de website.

W. E. (Trea) Zondag- Jongsma is eigenaar van Gastouderopvang-Gasselte, Schulte Alinghlaan 25, 9462 SB Gasselte, 0599-513115 / 06-28805907 en is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacy verklaring.

Website: www.gastouderopvang-gasselte.nl

E-mail   : gastouderopvang.gasselte@gmail.com

 

                                                             

1.                       AVG

Bij Gastouderopvang-Gasselte gaan we zeer zorgvuldig om met de privacy van de kinderen en ouders. Dit doe ik in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Ik verzamel, verwerk en bewaar alleen gegevens die nodig zijn voor de uitoefening van mijn taak en functie binnen de kinder-/ gastouder opvang waarbij ik een bewaartermijn in acht neem die is vastgesteld binnen de AVG

 

2.                       Het verwerken van   klantgegevens       (persoonsgegevens)

 Deze klantgegevens worden geregistreerd met als doel:

-           Het verwerken en bewaren van persoonsgegevens ivm de facturatie en het uitvoeren van de overeenkomst zoals deze            met de klant is overeengekomen

-           Het verwerken en bijhouden van gegevens die betrekking hebben op het welzijn, de ontwikkeling, verzorging, opvang            en  begeleiding van het kind.

      Hieronder is aangegeven welke gegevens worden verwerkt en wanneer dit gebeurt.

 

2.1 Inschrijven kinderen

Als ouders/verzorgers besluiten hun kind bij mijn gastouderopvang in te schrijven wordt er een overeenkomst tussen de ouders en Gastouderopvang-Gasselte opgesteld. De gegevens die hierin worden vastgelegd en bewaard worden opgegeven door de ouders en zijn van belang om tot een goede uitvoering van de overeenkomst te komen.

Ouders: volledige naam, adresgegevens, E-mailadres, telefoonnummers

Kind: volledige naam van het kind, adresgegevens, geslacht, geboortedatum, soort opvang, de opvangtijden/data, contactgegevens van huisarts, tandarts, school van het kind, medische gegevens.

 

Bij het opslaan van deze gegevens hanteer ik de wettelijke bewaartermijn van de belastingdienst en de aanbevolen bewaartermijn van de autoriteit persoonsgegevens.

 

 

2.2 Kind dossier

Zodra de opvang van start gaat wordt er een kind dossier samengesteld die van belang is voor de uitvoering van de overeenkomst met de ouders en het welzijn en het welbevinden van het kind.

In het kind dossier worden de volgende gegevens vastgelegd en gedurende de periode bijgewerkt.

-          Kind gegevens

-          Afspraken die met de ouders en het kind zijn gemaakt ten behoeve van de opvang

-          Verklaring medicijngebruik en het toedienen hiervan

-          Actieplan medisch handelen

-          Verslag evaluatiegesprekken met ouders

-          Documenten en gegevens die betrekking hebben op de meldcode

-          Afspraken over het delen van digitale media waarop het kind te zien is

 

2.3 Bewaartermijn

Persoonsgegevens worden nooit langer bewaard dan noodzakelijk. De onderstaande bewaartermijnen zijn van toepassing vanaf het moment dat het kind de opvang verlaat en/of de overeenkomst wordt stopgezet.

Gegevens van ouders:

Volledige naam

7 jaar wettelijk

Overeenkomst/contract

7 jaar wettelijk

Financiële transacties/ facturen

7 jaar wettelijk

Adresgegevens, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummers

2 jaar aanbevolen

 

Gegevens kind:

Volledige naam

7 jaar wettelijk

Adresgegevens, geboortedatum, medische/gezondheid gegevens, gegevens ontwikkeling kind

2 jaar aanbevolen

(dag)boek/ overdracht en beeldmateriaal

1 jaar aanbevolen

 

 

 

Foto’s en video’s van kinderen zijn persoonsgegevens in de zin van de AVG.

Het publiceren van dit beeldmateriaal op een internetpagina of op social media is een vorm van verwerken van persoonsgegevens. Dit betekent dat ik hier uiterst zorgvuldig mee omga en ook bij het delen van foto’s en video’s via internet of op social media de bewaartermijn in acht nemen.

 

 

3. Uitwisselen klant/persoonsgegevens

3.1 Wettelijke uitwisseling van gegevens

     Gastouderopvang-Gasselte verstrekt nooit zonder duidelijke toestemming van de ouders/verzorgers gegevens aan             derden tenzij hier in het kader van wettelijke bepaling reden toe is.

-          GGD:

De opvang wordt regelmatig gecontroleerd door de GGD. Deze heeft een controlerende taak als het gaat om bijvoorbeeld het maximumaantal op te vangen kinderen. De GGD kan hierbij om de gegevens van het kind vragen (naam, geboortedatum). Deze zal ik dan ook verstrekken.

-            Accountant:

Gegevens zullen ook inzichtelijk moeten worden gemaakt bij mijn accountant (die beroepsgeheim heeft).

 

3.2 gegevensuitwisseling bij zorgen over het kind

     Het kan voorkomen dat ik me zorgen maak over (de ontwikkeling van) het kind. U kunt hier denken aan fysieke of             geestelijke verzorging, de ontwikkeling van het kind of omgevingsfactoren.

     In het belang van het kind kan het nodig zijn om informatie uit te wisselen met derden zoals de GGD, het                             consultatiebureau, de school, maatschappelijk werk, in geval van calamiteit de hulpverleners, achterwacht, etc…

     De gegevensuitwisseling vindt echter alleen plaats als ouders hiervoor expliciet toestemming hebben gegeven.

 

    Zijn er ernstige zorgen om het kind dan heb ik de plicht om met de ouders in gesprek te gaan om te kijken hoe we de            zorgen omtrent het kind kunnen wegnemen. Als de ouders hier geen gehoor aan geven en de zorgen dusdanig groot zijn        dat de gezondheid, ontwikkeling of veiligheid van het kind in het geding zijn, ben ik verplicht om melding te maken                (meldcode) bij Veilig Thuis en het aangesloten gastouderbureau. Ik zal de ouders hier dan vooraf schriftelijk informeren.

 

4. opslag systemen

     Voor het bewerken en bewaren van gegevens maak ik gebruik van

-          Social media: zakelijke facebook pagina van Gastouderopvang-Gasselte

-          Website: www.gastouderopvang-gasselte.nl  Deze website is in eigen beheer en verzamelt geen cookies.

-          Foto’s en video’s op telefoon: Deze telefoon is beveiligd met een pincode en vingerafdruk

-          Schriftelijke gegevens /contracten: Deze zijn opgeslagen in mappen en staan in een gesloten kast. Als ik niet aanwezig           ben zijn er geen buitenstaanders in mijn huis.

-          Digitale gegevens/facturen: Deze zijn opgemaakt in Words en Exell en zijn opgeslagen in mijn computer. Deze is                   beveiligd met een wachtwoord en bevind zich achter gesloten deuren. Ik werk niet in de Cloud.

 

5. overige afspraken

     In het kader van de AVG heb ik ook extra afspraken gemaakt.

-          De gastouder en vraagouder verklaren elkaars privacy te respecteren en in verband hiermee volledige geheimhouding           betrachten ten aanzien van hetgeen hen bij de uitvoering van deze overeenkomst en tijdens de gehele contractperiode           vertrouwelijk ter kennis is genomen.

-          Ouders hebben altijd het recht om hun gegevens in te zien, aan te vullen of te beperken mits dit niet de wettelijke                 verplichting in de weg staat.

-          Privacygevoelige informatie wordt altijd met de ouders besproken zonder dat hier andere ouders bij aanwezig zijn.

-          Er worden onderling geen privacygevoelige gegevens uitgewisseld zonder medeweten van betrokkenen.

 

6. Klachten omtrent het privacy beleid

6.1 intern klachten beleid

    Heeft u een klacht met betrekking tot gegevensbewerking of de uitvoering hiervan dan kunt u in eerste instantie                contact opnemen met Gastouderopvang-Gasselte. Zie gegevens dit privacy regelement.

 

6.2 extern klachtenbeleid

    Komen we er samen niet uit of heeft u het gevoel niet serieus genomen wordt, dan kunt u contact opnemen met              www.autoriteitpersoonsgegevens.nl  klachten over gebruik persoonsgegevens.


7.           Procedure datalekken

 

Indien er een datalek ontstaat waarbij de persoonsgegevens mogelijk in verkeerde handen terecht komen zal Gastouderopvang-Gasselte u hiervan zo snel mogelijk op de hoogte stellen. Apparaten zullen worden geblokkeerd en wachtwoorden zullen worden aangepast.