AVG
|
Inhoudsopgave
Privacy regelement AVG
2.1
Inschrijven kinderen
2.2
Kind dossier
2.3 Bewaartermijn
3. Uitwisselen klant/persoonsgegevens
3.1
Wettelijke uitwisseling van gegevens
3.2 Gegevensuitwisseling bij zorgen over het kind
4. Opslagsystemen
5. Overige afspraken
6. Klachten omtrent het privacy beleid
6.1
Intern klachten beleid
6.2
Extern klachten beleid
7. procedure datalekken
Privacy regelement
Algemene
verordening gegevensbescherming
Per 25 mei 2018 is de algemene verordening
gegevensbescherming (hierna AVG genoemd) van toepassing. Dat betekend dat er
vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU).
De wet bescherming persoonsgegevens ( Wbp) komt dan te vervallen.
Ook binnen de kinder- en gastouder opvang worden gegevens van kinderen en ouders bewaard. Dit conform de wet kinderopvang. Daarom heb ik een privacy regelement opgesteld. Deze is ook te lezen op mijn website
www.gastouderopvang-gasselte.nl
Gastouderopvang-Gasselte gebruikt geen cookies of
vergelijkbare technieken en beheert en onderhoud zelf de website.
W. E. (Trea) Zondag- Jongsma is eigenaar van
Gastouderopvang-Gasselte, Schulte Alinghlaan 25, 9462 SB Gasselte, 0599-513115
/ 06-28805907 en is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens
zoals weergegeven in deze privacy verklaring.
Website: www.gastouderopvang-gasselte.nl
E-mail : gastouderopvang.gasselte@gmail.com
1.
AVG
Bij Gastouderopvang-Gasselte gaan
we zeer zorgvuldig om met de privacy van de kinderen en ouders. Dit doe ik in
overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Ik verzamel,
verwerk en bewaar alleen gegevens die nodig zijn voor de uitoefening van mijn
taak en functie binnen de kinder-/ gastouder opvang waarbij ik een
bewaartermijn in acht neem die is vastgesteld binnen de AVG
2.
Het verwerken van klantgegevens (persoonsgegevens)
Deze klantgegevens worden
geregistreerd met als doel:
- Het verwerken en bewaren van persoonsgegevens
ivm de facturatie en het uitvoeren van de overeenkomst zoals deze met de klant
is overeengekomen.
- Het verwerken en bijhouden van gegevens die betrekking
hebben op het welzijn, de ontwikkeling, verzorging, opvang en begeleiding van
het kind.
Hieronder is
aangegeven welke gegevens worden verwerkt en wanneer dit gebeurt.
2.1
Inschrijven kinderen
Als ouders/verzorgers besluiten
hun kind bij mijn gastouderopvang in te schrijven wordt er een overeenkomst
tussen de ouders en Gastouderopvang-Gasselte opgesteld. De gegevens die hierin
worden vastgelegd en bewaard worden opgegeven door de ouders en zijn van belang
om tot een goede uitvoering van de overeenkomst te komen.
Ouders: volledige naam, adresgegevens, E-mailadres, telefoonnummers
Kind: volledige naam van het kind, adresgegevens, geslacht,
geboortedatum, soort opvang, de opvangtijden/data, contactgegevens van
huisarts, tandarts, school van het kind, medische gegevens.
Bij het opslaan van deze gegevens
hanteer ik de wettelijke bewaartermijn van de belastingdienst en de aanbevolen
bewaartermijn van de autoriteit persoonsgegevens.
2.2
Kind dossier
Zodra de opvang van start gaat
wordt er een kind dossier samengesteld die van belang is voor de uitvoering van
de overeenkomst met de ouders en het welzijn en het welbevinden van het kind.
In het kind dossier worden de
volgende gegevens vastgelegd en gedurende de periode bijgewerkt.
-
Kind gegevens
-
Afspraken die met de ouders en het kind zijn
gemaakt ten behoeve van de opvang
-
Verklaring medicijngebruik en het toedienen
hiervan
-
Actieplan medisch handelen
-
Verslag evaluatiegesprekken met ouders
-
Documenten en gegevens die betrekking hebben op
de meldcode
-
Afspraken over het delen van digitale media
waarop het kind te zien is
2.3 Bewaartermijn
Persoonsgegevens worden nooit
langer bewaard dan noodzakelijk. De onderstaande bewaartermijnen zijn van
toepassing vanaf het moment dat het kind de opvang verlaat en/of de overeenkomst
wordt stopgezet.
Gegevens van ouders:
Volledige naam
|
7 jaar wettelijk
|
Overeenkomst/contract
|
7 jaar wettelijk
|
Financiële transacties/ facturen
|
7 jaar wettelijk
|
Adresgegevens, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummers
|
2 jaar aanbevolen
|
Gegevens kind:
Volledige naam
|
7 jaar wettelijk
|
Adresgegevens, geboortedatum, medische/gezondheid gegevens, gegevens
ontwikkeling kind
|
2 jaar aanbevolen
|
(dag)boek/ overdracht en beeldmateriaal
|
1 jaar aanbevolen
|
|
|
Foto’s en video’s van kinderen
zijn persoonsgegevens in de zin van de AVG.
Het publiceren van dit
beeldmateriaal op een internetpagina of op social media is een vorm van
verwerken van persoonsgegevens. Dit betekent dat ik hier uiterst zorgvuldig mee
omga en ook bij het delen van foto’s en video’s via internet of op social media
de bewaartermijn in acht nemen.
3. Uitwisselen klant/persoonsgegevens
3.1 Wettelijke uitwisseling van
gegevens
Gastouderopvang-Gasselte verstrekt nooit zonder duidelijke
toestemming van de ouders/verzorgers gegevens aan derden tenzij hier in het kader
van wettelijke bepaling reden toe is.
-
GGD:
De opvang wordt regelmatig
gecontroleerd door de GGD. Deze heeft een controlerende taak als het gaat om
bijvoorbeeld het maximumaantal op te vangen kinderen. De GGD kan hierbij om de
gegevens van het kind vragen (naam, geboortedatum). Deze zal ik dan ook
verstrekken.
-
Accountant:
Gegevens zullen ook inzichtelijk
moeten worden gemaakt bij mijn accountant (die beroepsgeheim heeft).
3.2 gegevensuitwisseling bij zorgen
over het kind
Het kan voorkomen dat ik me zorgen maak over (de
ontwikkeling van) het kind. U kunt hier denken aan fysieke of geestelijke
verzorging, de ontwikkeling van het kind of omgevingsfactoren.
In het belang van het kind kan het nodig zijn om informatie
uit te wisselen met derden zoals de GGD, het consultatiebureau, de school,
maatschappelijk werk, in geval van calamiteit de hulpverleners, achterwacht,
etc…
De gegevensuitwisseling vindt echter alleen plaats als
ouders hiervoor expliciet toestemming hebben gegeven.
Zijn er ernstige zorgen om het kind dan heb ik de plicht om
met de ouders in gesprek te gaan om te kijken hoe we de zorgen omtrent het kind
kunnen wegnemen. Als de ouders hier geen gehoor aan geven en de zorgen dusdanig
groot zijn dat de gezondheid, ontwikkeling of veiligheid van het kind in het
geding zijn, ben ik verplicht om melding te maken (meldcode) bij Veilig Thuis
en het aangesloten gastouderbureau. Ik zal de ouders hier dan vooraf
schriftelijk informeren.
4. opslag systemen
Voor het bewerken en bewaren van gegevens maak ik gebruik
van
-
Social media: zakelijke facebook pagina van
Gastouderopvang-Gasselte
-
Website: www.gastouderopvang-gasselte.nl Deze website is in eigen beheer en verzamelt geen cookies.
-
Foto’s en video’s op telefoon: Deze telefoon is
beveiligd met een pincode en vingerafdruk
-
Schriftelijke gegevens /contracten: Deze zijn
opgeslagen in mappen en staan in een gesloten kast. Als ik niet aanwezig ben
zijn er geen buitenstaanders in mijn huis.
-
Digitale gegevens/facturen: Deze zijn opgemaakt
in Words en Exell en zijn opgeslagen in mijn computer. Deze is beveiligd met
een wachtwoord en bevind zich achter gesloten deuren. Ik werk niet in de Cloud.
5. overige afspraken
In het kader van de AVG heb ik ook extra afspraken gemaakt.
-
De gastouder en vraagouder verklaren elkaars
privacy te respecteren en in verband hiermee volledige geheimhouding betrachten
ten aanzien van hetgeen hen bij de uitvoering van deze overeenkomst en tijdens
de gehele contractperiode vertrouwelijk ter kennis is genomen.
-
Ouders hebben altijd het recht om hun gegevens
in te zien, aan te vullen of te beperken mits dit niet de wettelijke verplichting in de weg staat.
-
Privacygevoelige informatie wordt altijd met de
ouders besproken zonder dat hier andere ouders bij aanwezig zijn.
-
Er worden onderling geen privacygevoelige
gegevens uitgewisseld zonder medeweten van betrokkenen.
6. Klachten omtrent het privacy
beleid
6.1 intern klachten beleid
Heeft u een klacht met betrekking tot gegevensbewerking of
de uitvoering hiervan dan kunt u in eerste instantie contact opnemen met
Gastouderopvang-Gasselte. Zie gegevens dit privacy regelement.
6.2 extern klachtenbeleid
Komen we er samen niet uit of heeft u het gevoel niet serieus genomen wordt, dan kunt u contact opnemen met www.autoriteitpersoonsgegevens.nl klachten over gebruik persoonsgegevens.
7. Procedure datalekken
Indien er een datalek ontstaat
waarbij de persoonsgegevens mogelijk in verkeerde handen terecht komen zal
Gastouderopvang-Gasselte u hiervan zo snel mogelijk op de hoogte stellen.
Apparaten zullen worden geblokkeerd en wachtwoorden zullen worden aangepast.